working from bed

Menyambut New Normal dengan Virtual Office

Di tahun 2020 ini kita diperhadapkan dengan situasi yang lumayan mengubah kebiasaan, maupun karakter kita melalui jargon New Normal. Sebetulnya New Normal ini lama kelamaan akan menjadi sebuah kebiasaan baru, yang tentu saja menjunjung tinggi protokol kesehatan, untuk mengatasi pandemi COVID-19 yang telah ada di Indonesia sejak 2 Maret 2020 yang lalu.

New Normal dalam Bekerja?

Dalam bekerja, tentu saja ada penyesuaian dalam kegiatan sehari-hari. Biasanya setiap pagi kita bangun pagi, kemudian menempuh jarak yang tidak sedikit dan sebentar untuk mencapai kantor ditengah kota, kini kita sudah menjalani Work From Home (WFH) setidaknya kurang lebih 4,5 bulan – waktu yang tentunya tidak sebentar bukan? Untuk rekan-rekan yang memiliki bisnis, tentu saja biaya sewa ruang kantor tak kecil, untuk ruang kantor 10 orang di tengah kota Jakarta, pengusaha diperhadapkan dengan biaya sewa hingga Rp. 25,000,000 yang tentunya sangat memberatkan dikala situasi yang seperti ini.

Dear pengusaha, sebenarnya kita masih dapat melakukan kegiatan bisnis dari rumah, namun tidak perlu menyewa ruang kantor lagi. Dengan virtual office, pengusaha dapat hemat biaya sewa kantor hingga 80% setiap bulannya! Kok bisa? Ya, karena Virtual Office merupakan metode baru dengan menyewa sebuah alamat kantor legal yang berfungsi sebagai alamat pendaftaran perusahaan Anda, namun Anda tidak menyewa ruang kantor disana, hanya alamatnya saja.

Selain itu, Virtual Office juga dilengkapi dengan banyak manfaat dan fasilitas seperti contohnya mail handling, ketika ada paket atau surat yang ditujukan kepada perusahaan Anda, akan juga diinformasikan kepada Anda, sehingga Anda dapat mengambilnya di lokasi Virtual Office. Selain itu terdapat juga layanan call handling, dimana petugas Virtual Office akan membantu Anda mengangkat telepon seolah-olah telepon tersebut merupakan milik perusahaan Anda. Wah gokil!

Manfaat Virtual Office

Setelah menilik latar belakang dan makna sesungguhnya dari sebuah Virtual Office, mari kita bahas dan lihat beberapa keunggulan dan manfaat dari memiliki Virtual Office untuk perusahaan Anda. Sebenarnya Virtual Office ini sudah lumayan berjalan di Indonesia, khususnya di kota-kota besar seperti Jakarta, Surabaya, Semarang, Bandung, Medan, Makassar dan Denpasar.

Hemat Biaya Sewa Kantor

Seperti yang dijelaskan diawal artikel ini, dengan memiliki Virtual Office untuk perusahaan Anda, maka Anda dapat menghemat biaya sewa kantor hingga 80% dengan perhitungan secara umum biaya sewa ruang kantor untuk 10 orang di kawasan Jakarta Selatan dapat mencapai Rp. 25,000,000 hingga Rp. 30,000,000 per bulannya. Dengan Virtual Office, Anda tak perlu lagi mementingkan ukuran kantor, karena biaya sewa nya dihitung dari berapa perusahaan yang menggunakan alamat virtual office tersebut. Biasanya, kisaran harga Virtual Office di kawasan SCBD Jakarta berkisar dari antara Rp. 5,000,000 hingga Rp. 18,000,000 per tahunnya. Sungguh penghematan yang luar biasa apabila dibandingkan dengan menyewa ruang kantor bukan?

Operasional Dapat Berjalan dimana Saja

Karena Anda tidak menyewa ruang kantor pada umumnya, maka operasional perusahaan tak lagi terbatas pada ruang dan waktu. Dengan teknologi, Anda tetap dapat menjalankan fungsi operasional kantor seperti absensi, tracking to-do karyawan dan juga meeting menggunakan software terkini seperti Zoom, Google Hangout maupun Facebook dimana saja karyawan Anda berada, selama terhubung dengan Internet, sehingga tidak perlu bagi karyawan Anda berlelah-lelah bangun pagi dan menempuh jarak yang lumayan jauh untuk mencapai kantor di tengah kota Jakarta.

Fasilitas Lengkap dengan Harga Terjangkau

Virtual Office tentu saja datang dengan manfaat dan juga fasilitas lengkap penunjang. Seperti contohnya mail handling, receptionist, call handling, pemakaian ruang meeting untuk rapat bersama client dan pemakaian ruang kantor untuk beberapa jam sebulan. Fasilitas ini yang membuat menggunakan Virtual Office tidak jauh berbeda dengan menyewa ruang kantor pada umumnya, dan juga membuat para pengguna serasa memiliki kantor fisik sungguhan dengan fasilitas bintang lima seperti diatas.

Prestisius

Dengan biaya yang cukup terjangkau, antara Rp. 5,000,000 hingga Rp. 18,000,000 per tahun Anda sudah dapat menyewa sebuah alamat legal untuk perusahaan Anda di lokasi yang sangat strategis dan prestisius di tengah kota, di pusat bisnis. Sudah tentu bahwa alamat ini akan sangat bermanfaat untuk meningkatkan prestis perusahaan Anda ketika berhubungan dengan klien, atau sekadar mengundang rapat di virtual office Anda, dengan menggunakan fasilitas ruang meeting yang disediakan.

Praktis dan Cepat

Dibandingkan dengan menyewa ruang kantor yang terkadang menunggu ketersediaan, dan mungkin juga waktu untuk mendesain ulang interior, membeli furniture serta pindahan barang-barang dan dokumen yang banyak, menggunakan Virtual Office ternyata prosesnya tak begitu panjang dan ribet. Cukup penuhi saja surat-surat yang dibutuhkan dan Anda siap menggunakan Virtual Office. Biasanya tak sampai 3 minggu sampai Anda dapat menggunakannya setelah syarat surat dan izin-izin terkait dipenuhi kepada provider Virtual Office.

Syarat Menggunakan Virtual Office

Tidak semua jenis usaha atau industri dapat menggunakan Virtual Office sayangnya. Beberapa industri tidak dapat menggunakan Virtual Office dikarenakan persyaratan oleh pemerintah untuk memiliki ruang kantor secara fisik, atau setidaknya menyewa sebuah co-working desk. Diantaranya adalah :

  1. E-Commerce
  2. Real Estate
  3. Jasa Transportasi
  4. Konstruksi

Keempat jenis industri ini diwajibkan untuk memiliki ruang kantor secara fisik, sehingga tidak dapat memiliki Virtual Office sebagai alamat legalitasnya. Selain dari industri tersebut, dapat menggunakan Virtual Office sebagai alamat legal perusahaan. Biasanya yang menggunakan Virtual Office adalah perusahaan yang bergerak dalam industri konsultasi hukum, industri perkebunan maupun tambang untuk kegunaan kantor cabang atau kantor perwakilan, dan juga perusahaan yang baru memulai kegiatannya, sehingga tidak memerlukan ruang kantor.

Demikianlah sekelumit artikel mengenai Virtual Office sebagai pendukung New Normal dalam bekerja ya guys, semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi kita semua dan tetaplah menjaga kesehatan senantiasa!

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *